Aanwezigheidsregistratie in OASES geeft 1,5 FTE ruimte

Uitdaging

De registraties voor de aanwezigheid van medewerkers bij verplichte meetings was voorheen handwerk. Doordat de papieren registraties door officemanagement vervolgens handmatig verwerkt moeten worden, duurde het tien werkdagen voordat de medewerker zijn registratie in het systeem terug kon zien. Voor officemanagement was dit namelijk een tijdrovende klus met onnodig administratiewerk. De wens was om dit proces te automatiseren en realtime inzicht te hebben in de status van registraties van bijgewoonde meetings

Oplossing

De anti-regeldruk tool van OASES heeft ervoor gezorgd dat medewerkers hun aanwezigheid voortaan direct digitaal kunnen registreren. De dashboards in deze tool geven realtime inzicht in het aantal verplichte meetings dat een medewerker moet bijwonen en het aantal meetings dat daadwerkelijk is bijgewoond. Officemanagement hoeft in dit proces geen enkele handeling meer te verrichten, alles wordt automatisch verwerkt. Inmiddels wordt deze tool ook gebruikt voor het registreren van incidenten, uren, aanwezigheid bij Toolbox meetings en projectevaluaties.

Resultaten

• De aanwezigheidsregistratie in de anti-regeldruk tool van OASES biedt Officemanagement 1,5 FTE-ruimte en bespaart een hoop papierwerk;
• Medewerkers hebben real time inzicht in hun ingevoerde aanwezigheidsregistraties en zien direct bij hoeveel meetings zij nog moeten volgen;
• Het management heeft realtime inzicht in de status van de te volgen en bijgewoonde meetings van de medewerkers. Denk hierbij aan het monitoren van gevolgde toolbox meetings ten aanzien van de VCA-norm. Je ziet in een oogopslag hoe je er als organisatie voor staat.