Functioneringsgesprek voeren wordt makkelijker

Interactief formulier in OASES

OASES heeft in haar tool een interactief formulier ontwikkeld waardoor leidinggevende en medewerker zelf kunnen bepalen wat zij willen bespreken en vastleggen.

“Even je hoofd uit het zand en het zand uit je hoofd”

Uitdaging

Tot vorig jaar werd de registratie van functioneringsgesprekken in een tijdrovend systeem vastgelegd. Door personeels- en organisatiewijzigingen kost het ieder jaar veel tijd om in dit systeem de medewerkers aan de juiste leidinggevende te koppelen. Dit was een tijdrovende handmatige actie voor de ICT-afdeling. Het systeem zorgde voor lange en rigide vragenlijsten voor medewerkers en leidinggevenden. Dit werd ervaren als een omvangrijke verplichte invuloefening in plaats van het voeren van een goed gesprek.

Oplossing

OASES heeft in haar tool een interactief formulier ontwikkeld waardoor leidinggevende en medewerker zelf kunnen bepalen wat zij willen bespreken en vastleggen. In deze anti-regeldruk tool worden onderwerpen aangereikt die input kunnen zijn voor het gesprek. Het resultaat is dat medewerker en leidinggevende zelf bepalen welke onderwerpen op dat moment belangrijk zijn om te bespreken.

Het systeem koppelt automatisch de medewerkers aan de juiste leidinggevende. Handmatige acties zijn hierdoor verleden tijd. De resultaten van dit ingevulde formulier komen in één centraal overzicht te staan. Acties die met elkaar besproken zijn kunnen vanuit hier gemonitord worden. Door de slimme inrichting van de tool worden meteen de juiste autorisaties toegewezen. Daardoor ziet de medewerker alleen zijn eigen resultaten en acties, de leidinggevende ziet alles van het team of de afdeling en HR kan de opvolging van alle gesprekken volgen. Hiermee is de privacy voor iedereen geborgd.

Resultaten

  • Er is geen complex systeem meer nodig voor de registratie en opvolging van functioneringsgesprekken;
  • Medewerkers geven aan dat de tool gebruiksvriendelijk is. Ze zijn blij dat ze nu met elkaar een ‘goed gesprek’ kunnen voeren;
  • Afspraken naar aanleiding van het gesprek worden omgezet in acties die uitgezet en gemonitord kunnen worden door zowel medewerker als leidinggevende;
  • Wie bij wie hoort en wie wat kan zien is automatisch geregeld. Er zijn dus geen tijdrovende handmatige acties meer nodig om dit te organiseren;
  • De afdeling HR heeft realtime inzicht in de reeds gevoerde gesprekken en uitgezette acties. Dit geeft rust, overzicht en biedt ruimte voor extra tijd en aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers

Benieuwd hoe OASES jou kan helpen? Neem contact met ons op.

Meer weten?

Neem contact op met Karin van Looij, directeur OASES


+31 (0)30 240 72 00